Digitaliseren

Flexibel digitaliseren geeft zekerheid

De digitalisering van archieven wordt door veel organisaties uitbesteed aan deskundige partijen. Het vergt niet alleen veel resources van een bedrijf, maar het is tevens een operatie die zeer specifieke kennis vereist.
Karmac Informatie & Innovatie beschikt over jarenlange ervaring die nu wordt gebruikt voor de service ‘Flexibel digitaliseren’. Hiermee speelt Karmac in op de alom aanwezige behoefte werkprocessen te verbeteren en efficiënter te laten verlopen.
Het digitaliseren van dossiers is te verdelen in drie stappen:

Voorbewerking bij digitaliseren

Tijdens de voorbewerking worden handelingen uitgevoerd die van invloed zijn op het uiteindelijke digitale dossier.
Voorbeelden van deze handelingen zijn het tussenvoegen van scheidingen, het sorteren op datum of het verwijderen van bepaalde documenten.
In de voorbewerking worden dus beslissingen genomen die later niet meer of met veel inspanning zijn terug te draaien. En dat terwijl u als organisatie snel moet kunnen ingrijpen als de ‘business’ dat vraagt en flexibel veranderingen moet kunnen aanbrengen in de wijze waarop indexering en ordening van documenten plaatsvindt. Deze traditionele manier van voorbewerking neemt bovendien relatief veel tijd in beslag en heeft tot gevolg dat dossiers tijdelijk niet beschikbaar zijn.
De oplossing: Karmac maakt aan deze nadelige aspecten een einde en komt aan de wensen van de gebruiker tegemoet met de service ‘Flexibel digitaliseren’.

Karmac: partner in Flexibel Digitaliseren Kenmerkend voor Flexibel digitaliseren is dat het zwaartepunt bij de digitale nabewerking komt te liggen.
In de ‘oude’ situatie bestaat de nabewerking uit het aanbrengen van indexkenmerken op documentniveau, de verwijdering van blanco achterzijdes en de conversie naar de uitleverstructuur.
In de werkwijze die Karmac heeft ontwikkeld worden dossiers in de voorbewerking slechts scanklaar gemaakt – denk aan het verwijderen van hechtmaterialen. Vervolgens worden de dossiers gescand.

Nabewerking bij digitaliseren

Tijdens de digitale nabewerking worden veel handelingen verricht die tot voor kort alleen tijdens de voorbewerking plaatsvonden.
Met behulp van door Karmac zelf ontwikkelde software kunnen digitale dossiers worden geordend en zijn ze direct toegankelijk voor eindgebruikers.
Karmac garandeert een beschikbaarheid binnen 24 uur: het toppunt van flexibiliteit en efficiency.
Alle activiteiten kunnen door de experts van Karmac worden uitgevoerd, waardoor uw eigen organisatie minimaal wordt belast. U kunt er echter ook voor kiezen de nabewerking in eigen huis uit te voeren.
De kosten blijven beperkt gezien het feit dat u geen investeringen in bijvoorbeeld software hoeft te plegen. De output kan direct worden geïmporteerd in uw eigen document management systeem, zodat u volledig kunt profiteren van de snelle service van Karmac.

De hoge kwaliteit in het scanningsproces zorgt er ten slotte voor dat u verzekerd bent van betrouwbare gegevens in al uw business processen.
Zo is Karmac met Flexibel Digitaliseren de ideale partner voor overheid en bedrijfsleven.