Archiefopslag

Fysieke opslag bij Karmac in goede handen

Papier is van alle tijden. De analisten die het aanbreken van het papierloze tijdperk voorspelden, hebben hun visies moeten bijstellen. Contracten, polissen en facturen blijven de spil in menig kantooromgeving. Op diverse soorten documenten rust bovendien een bewaarplicht, die een gedegen archiefbeleid vergt. Opslagspecialist Karmac Informatie & Innovatie heeft voor iedere archiefvorm en -medium een passende oplossing op een geschikte locatie.

Archiefopslag van papieren documenten is onder andere een ruimtelijke kwestie, waarop steeds meer organisaties inhaken door hun archieven te laten digitaliseren. Toch houdt een aantal instellingen en bedrijven behoefte aan (tijdelijke) opslag van papieren documenten.

• Men kiest voor digitalisering van dat deel van het archief waar veel mee wordt gewerkt;
• Men is in afwachting van digitalisering;
• Men wil ondanks de digitalisering toch de originele documenten nog niet kwijt.

Voor die (tijdelijke) archiefopslag bent u bij Karmac aan het juiste adres. Karmac bezit ruim 40.000 m3 opslagruimte waar uw archieven veilig en op deskundige wijze beheerd worden.

Wie wat bewaart die heeft wat!

Karmac heeft echter ook opslagruimte ingericht die geschikt is voor opslag voor langere tijd. We kennen in Nederland drie soorten opslag, die elk een aparte opslagruimte vereisen.

• Archiefopslag. Het gaat om een ruimte die archieven herbergt die een korte bewaartermijn hebben, van 1 tot 10 jaar. Daarbij moet gedacht worden aan financiële gegevens of bepaalde medische dossiers. Karmac heeft voldoende capaciteit voor archiefopslag.
• Archiefruimte. Dit kan gezien worden als een tussenstation. Hier worden archieven opgeslagen die liggen te wachten op de opslag in een bewaarplaats en die een bewaartermijn hebben van 10 tot 45 jaar (gemeentestukken, hypotheekdossiers). Bovendien kiezen sommige organisaties ervoor archieven langer te bewaren dan wettelijk noodzakelijk is. Deze komen ook in de archiefruimte terecht. Karmac heeft voldoende capaciteit aan archiefruimte beschikbaar.
• Bewaarplaats. Daarvan zijn er enkele in Nederland; onder toezicht van de overheid. Hierin worden archieven voor de eeuwigheid bewaard.

Voorwaarden voor deze ruimtes worden doorgaans door de overheid bepaald. De opslagruimtes worden regelmatig gecontroleerd door gezaghebbende instanties.
Karmac voldoet aan alle richtlijnen en zal zich in de toekomst blijven inzetten om ook aan de strenge eisen van de klant te voldoen. Het beheer van uw archief ligt geheel bij onze experts.
Afhankelijk van de afspraken die u maakt met Karmac kunt u (delen van) dossiers opvragen. Aan de hand van een systeem met barcodes kan Karmac de archiefstroom ‘tracken’ en ‘tracen’. U heeft voortdurend toegang tot uw archief. Tevens kunt u Karmac met behulp van een autorisatiesysteem archiefdocumenten laten opzoeken en laten afleveren waar u wenst. In fysieke vorm via onze eigen koeriers, of in PDF via scanning-on-demand. Op die manier blijven opgeslagen fysieke archieven toegankelijk. En u weet altijd waar welke documenten zich bevinden. Dat is, in een periode waarin compliance essentieel is, niet onbelangrijk. Karmac maakt het mogelijk: alles op één plek.
Lees ook wat wij voor u kunnen betekenen met archiefbeheer.