Archief en beveiliging
Het besluit om de opslag van documenten, fysiek en/of digitaal, uit te besteden aan een externe partij wordt beïnvloed door verschillende factoren. De mate waarin deze partij de beveiliging van dossiers of bestanden kan garanderen is doorgaans de belangrijkste beslissingsfactor. Karmac Informatie & Innovatie heeft zich dat gerealiseerd en heeft rond haar diensten een omvangrijk pakket maatregelen getroffen die instaan voor optimale beveiliging en bescherming.
Organisatie van de beveiliging
De opslag van informatie kan voor een organisatie een opgave van formaat betekenen. Als we het hebben over de fysieke opslag van bijvoorbeeld dossiers is het inrichten van een opslagruimte geen sinecure. Men dient rekening te houden met aspecten zoals klimaatbeheersing en beveiliging, die een professionele aanpak vereisen. Kennis omtrent deze processen is niet in iedere organisatie aanwezig. Bovendien beschikt niet iedere onderneming over de (relatief dure) ruimte om een opslagomgeving in te richten die aan alle eisen voldoet.
Vooral overheidsinstellingen hebben in dat opzicht te maken met voorschriften. Om aan alle vereisten te kunnen voldoen zonder de eigen organisatie te zeer te belasten kiezen veel organisaties ervoor hun fysieke documenten door externe partijen te laten opslaan. Op die manier kan tevens optimaal invulling worden gegeven aan de beveiliging van de documenten. Karmac heeft zich gespecialiseerd in het complete opslagproces, inclusief de logistiek, en biedt voor iedere klant maatwerkoplossingen. Beveiliging neemt gedurende dat proces een centrale plaats in.
Belangrijk onderdeel van de maatwerkoplossingen van Karmac is het digitaliseren van fysieke archieven, waarna de documenten voor (on)bepaalde tijd worden opgeslagen.
Een pakket van maatregelen voor extra zekerheid
- Beveiliging begint al op het moment dat de documenten worden ingeladen voor het transport naar de opslaglocatie van Karmac in Lelystad. Voor het vervoer van de documenten beschikt Karmac over een eigen koeriersdienst. Bovendien voorziet Karmac haar klanten van veilig verpakkingsmateriaal zodat er geen beschadigingen optreden.
- Medewerkers zijn uitgebreid gescreend en getraind om zorgvuldig met de lading om te gaan en zij hebben allen een geheimhoudings- overeenkomst gesloten. Datzelfde geldt voor de productiemedewerkers, die desgewenst de documenten digitaliseren om deze ten slotte in de speciaal daarvoor ingerichte ruimten te bewaren. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de opslagruimten van Karmac aan alle eisen voor de opslag van overheidsdocumenten voldoen.
- Het pand waar de documenten liggen opgeslagen is omgeven door beveiligingsmaatregelen. Zo heeft Karmac elektronische ‘verbewaking’ aangelegd en is het terrein voorzien van degelijke hekwerken. De alarminstallatie staat in verbinding met de meldkamer om in geval van onraad direct te kunnen ingrijpen. Alles wordt in het werk gesteld om enerzijds het binnendringen van onbevoegden te voorkomen en anderzijds de gevolgen van calamiteiten tot een minimum te beperken.
- In dat streven past ook een pakket verzekeringen dat Karmac heeft afgesloten, waaronder een reconstructieverzekering die het mogelijk maakt beschadigde of vernietigde bewaarstukken in originele staat terug te brengen.
- Beveiliging beperkt zich niet tot het fysieke segment. Karmac maakt gebruik van de nieuwste technologieën om digitale bestanden te beschermen. Dat wordt mede vormgegeven door geavanceerde firewalls, encryptie- en autorisatietechnieken, die oneigenlijk gebruik voorkomen.
- Daarnaast voert Karmac in overleg met de klant regelmatig back-ups uit. De combinatie van maatregelen voor zowel fysieke als digitale opslag die Karmac biedt staat als een huis. Al uw documenten zijn bij Karmac in goede handen.